Les réglages de l’organisation

Ce qui appartient au club et non à un événement : son logo, l’adresse à laquelle vos joueurs répondent, le compte qui encaisse, vos numéros de taxe et votre forfait. On les règle une fois, au début, et on n’y revient presque plus.

Tout vit sur une seule page : dans votre organisation, ouvrez Paramètres. Elle se lit en quatre temps — votre organisation, les membres, encaisser les inscriptions, votre abonnement SetRally — et chaque groupe dit en une ligne où il en est.

Le nom du club

Le nom affiché se change en tout temps — un club fusionne, une ligue prend le nom d’un commanditaire. Il se met à jour partout : pages publiques, courriels, Arena, cartes partagées.

L’adresse publique, elle, ne bouge pas. C’est volontaire : vos joueurs l’ont déjà, imprimée sur des codes QR et posée dans tous les courriels déjà envoyés. Un club qui change d’adresse casse ses propres affiches.

Votre propre adresse

Sur demande, SetRally se sert derrière le domaine de votre club — ligue.votreclub.com — et c’est cette adresse que portent alors le Lien joueurs, ses codes QR, l’Arena (ligue.votreclub.com/live) et les courriels d’invitation. Vos joueurs ne voient plus que le nom du club ; l’adresse app.setrally.com/… continue de fonctionner. Écrivez-nous à contact@setrally.com avec le nom voulu : le branchement demande un enregistrement DNS chez vous, et rien d’autre.

Le fuseau horaire du club

Une seule chose en dépend, mais elle compte : l’heure à laquelle partent les invitations automatiques (chapitre 3). « Trois jours avant, à 9 h » veut dire 9 h là où votre club joue, pas 9 h quelque part sur un serveur.

Vous n’avez normalement rien à faire : la première fois que vous activez les invitations automatiques, SetRally lit le fuseau de votre navigateur et l’enregistre ici. La carte vous dit l’heure qu’il est présentement à cet endroit — si elle correspond à l’horloge du gymnase, c’est bon. Sinon, choisissez votre ville dans la liste (les sept fuseaux canadiens d’abord, le reste du monde en dessous) et enregistrez.

Le logo du club

Votre logo apparaît à côté du nom du club sur les pages publiques, sur l’Arena projetée au gymnase et sur les cartes de score que vos joueurs partagent. Un seul fichier, PNG ou SVG : SetRally le redimensionne et rogne le vide autour du dessin, pour qu’il occupe toute la place qui lui est réservée.

Deux aperçus vous le montrent sur fond clair et sur fond sombre, exactement comme les pages l’afficheront. Regardez les deux : c’est ici — pas trois semaines plus tard devant le gymnase — qu’un problème doit se voir.

Un dessin sombre — le cas de la plupart des écussons — reçoit automatiquement un fin contour couleur papier, invisible sur les pages claires, qui le garde lisible sur l’Arena et dans les courriels lus en mode sombre : Gmail y inverse le fond du message, jamais l’image, et un écusson marine y disparaîtrait sans lui. L’aperçu sombre le montre tel quel. Un logo clair n’en a pas besoin et n’en reçoit pas.

Les réponses de vos joueurs

Chaque courriel envoyé pour votre club part au nom de votre club : un joueur voit « votre club via SetRally » dans sa boîte. Reste à savoir où atterrit sa réponse quand il appuie sur Répondre.

Inscrivez ici l’adresse de votre club : invitations, liens de paiement et confirmations la porteront. Tant qu’elle est vide, les réponses arrivent chez SetRally — nous vous les transmettons, mais un jour de séance ça coûte des heures. Le courriel de connexion, lui, reste toujours au nom de SetRally : c’est nous qui l’envoyons.

Qui peut gérer votre organisation

Une organisation peut être tenue par plusieurs personnes, avec deux rôles : administrateur et gestionnaire. La règle tient en une phrase : le gestionnaire gère les événements, l'administrateur gère l'organisation. Le gestionnaire fait tout ce qui concerne le jeu — créer et régler un événement, inscrire des joueurs, pointer les présences, encaisser au comptoir, envoyer les invitations de séance. Il ne touche à rien de ce qui appartient au club : ni le nom, ni le logo, ni le fuseau, ni l'adresse de réponse, ni les numéros de taxe, ni le compte Stripe, ni l'abonnement, ni cette liste. C'est fait pour ça : on confie un tournoi à un bénévole sans lui confier le compte bancaire.

Un club peut avoir plusieurs administrateurs — et c'est recommandé, pour que personne ne soit le seul à pouvoir régler quelque chose un samedi matin. Un administrateur peut nommer un gestionnaire administrateur, faire l'inverse, retirer quelqu'un, et chacun peut quitter une organisation depuis sa page Votre compte. La seule chose impossible : retirer ou rétrograder le dernier administrateur. Une organisation en garde toujours un.

Pour inviter quelqu'un, ouvrez Paramètres → Membres, écrivez son adresse de courriel, choisissez son rôle, envoyez. Elle reçoit un lien valable 7 jours, à usage unique ; elle n'a pas besoin d'avoir déjà un compte SetRally — le lien lui en fait créer un au passage. Tant qu'elle n'a pas accepté, l'invitation reste dans la liste et vous pouvez la renvoyer ou l'annuler.

Encaisser en ligne : le compte Stripe

Pour encaisser les inscriptions par carte, le club branche son propre compte Stripe. Le bouton Connecter Stripe vous emmène chez eux, vous répondez à leurs questions — nom légal, compte bancaire, pièce d’identité — et vous revenez. Comptez une quinzaine de minutes, et gardez vos informations bancaires à portée.

L’argent ne passe jamais par nous. Chaque inscription payée va directement dans le compte du club ; Stripe y prélève ses frais de carte (généralement 2,9 % + 30 ¢ au Canada) et SetRally sa commission, qui dépend du forfait (3 % au Gratuit, 1 % au Club, 0,5 % au Pro) : sur une inscription de 100 $ au forfait Club, le club reçoit environ 95,80 $. Les joueurs paient exactement le prix affiché. Les reçus, les remboursements et les virements vers votre banque se gèrent depuis votre tableau de bord Stripe.

Si Stripe réclame un document, un bandeau apparaît en haut de la page avec sa date limite. Ne l’ignorez pas : passé ce délai, les paiements s’arrêtent au milieu d’une période d’inscription. Le bouton Vérifier l’état relit votre compte quand vous venez de régler quelque chose chez eux.

Détacher ce compte Stripe ne coupe que notre lien : Stripe garde le compte, son solde et son historique. C’est ce qu’on fait quand un club change de compte, jamais pour « faire le ménage ».

Vos numéros de taxe

C’est votre club qui vend : c’est donc lui qui perçoit et remet les taxes, s’il y est inscrit. Les numéros saisis ici s’impriment sur les reçus de vos joueurs — c’est ce qui leur permet de réclamer leurs crédits de taxe, et ce qu’un comptable réclamera un jour. La note qui les accompagne sert à préciser ce qui est taxable, quand votre situation ne tient pas dans un numéro.

Votre abonnement SetRally

Le dernier groupe est le seul qui concerne l’argent que vous nous versez, et non celui que vous encaissez. Trois paliers : Gratuit (un événement actif, 2 divisions, 16 joueurs — le moteur de jeu au complet, jamais bridé), Club (événements, divisions et joueurs illimités, ligue par équipes, jusqu'à 10 personnes) et Pro. Un tournoi ponctuel peut aussi se payer à la carte, et il est gratuit si ses inscriptions passent par SetRally. Une séance n’entre dans aucune de ces limites : elle ne prend pas l’événement actif et n’a pas de plafond de joueurs.

Le paiement annuel revient à deux mois offerts. Une fois abonné, Gérer l’abonnement ouvre le portail sécurisé de Stripe : carte, factures, changement de palier, annulation — tout s’y fait sans nous écrire. Ce qui augmente la facture s’applique tout de suite au prorata ; ce qui la baisse prend effet au renouvellement, pour que vous profitiez de ce que vous avez déjà payé.